Những lợi ích từ trang web như trang web hỗ trợ người nộp thuế (NNT) càng cao thì NNT không phải gọi điện thoại tham vấn từ cán bộ thuế. Khi có triển khai chính sách thuế nào mới thì NNT không phải đến cơ quan thuế để tiếp cận thông tin, trách quá tải đối với cơ quan thuế khi lượng NNT đến cơ quan thuế cùng một thời điểm. NNT không phải phụ thuộc vào giờ hành chính của cơ quan thuế mà có thể tra cứu thông tin về thuế mọi lúc, mọi nơi trên Internet. 

        Qua hội thảo, chúng tôi rút ra những vấn đề cụ thể như sau:
 
        - Cơ quan thuế phải phân biệt rõ trang thông tin điện tử nội bộ và trang thông tin điện tử ra ngoài internet. Đây là hai đối tượng phục vụ khác nhau để có thông tin phục vụ khác nhau. Trang web nội bộ phục vụ cho các hoạt động nội bộ trong hệ thống ngành thuế, chỉ có thể vào trang web này (http://www.tct.vn/) khi công chức đó đang làm việc trong cơ quan thuế, người bên ngoài không thể vào trang web nội bộ. Trang web ra Internet (http://www.gdt.gov.vn/) thì phục vụ cho NNT và thông tin cung cấp là các văn bản, các quy trình, các ứng dụng … liên quan đến việc giúp NNT kê khai và nộp thuế, không đưa thông tin về hoạt động của ngành thuế lên trang web ra Internet vì yêu cầu bảo mật cũng như sẽ làm mất tập trung hoặc NNT phải mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin mình cần khi vào trang thông tin điện tử (ở hội thảo này các chuyên gia Nhật bản chỉ đề cập đến trang web đưa thông tin ra Internet). 

        Trang web ra Internet nên tránh màu mè và hình thức mà phải tập trung về nội dung phục vụ NNT, phải có chức năng chỉ dẫn cho NNT hiện nay đang đứng ở đâu trên các lớp của trang web giúp NNT dễ dàng tra cứu thông tin tránh bị “đi lạc”. Ban biên tập thường xuyên đánh giá trang web có đáp ứng yêu cầu thực tế và nhu cầu của người dùng chưa? 

        - Quản trị hệ thống máy chủ, quản trị trang thông tin, biên tập và xuất bản lên trang web là do cơ quan ngoài thực hiện, cơ quan thuế Nhật bản chỉ cung cấp thông tin chớ không kiêm nhiệm các công việc kia. Các công việc kia sẽ do bộ phận chuyên nghiệp bên ngoài thực hiện theo hợp đồng với cơ quan thuế. Quản lý trang web là bộ phận tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế chớ không phải bộ phận tin học. Bộ phận tuyên truyền hỗ trợ cần cung cấp những gì cho người nộp thuế thì có nhiệm vụ đưa lên web, còn bộ phận tin học chỉ quản trị, vận hành hệ thống, hạ tầng truyền thông, phân quyền, duy tu, bảo mật và sửa lỗi kỷ thuật của trang web đáp ứng yêu cầu của bộ phận truyên truyền hỗ trợ đặt ra để đưa lên trang web trong từng thời kỳ. 

        - Ở Tổng cục thuế Nhật bản cũng giống như Tổng cục thuế Việt nam là không luân chuyển cán bộ của bộ phận rweb, bộ phận tin học. Vì từ khi nắm bắt, am hiểu hệ thống trang web phải trãi qua thời gian rất lâu, chi phí đào tạo một cán bộ tuyên truyền hỗ trợ biết quản trị trang web, biên tập xuất bản và bảo trì thì tốn khá nhiều chi phí đào tạo, nếu luân chuyển thì sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của trang web. Thông qua các cuộc hội nghị đối thoại với NNT (hoặc mời các doanh nghiệp mới thành lập) nên đưa chuyên đề “Trang thông tin điện tử ngành thuế” vào hội nghị đối thoại để NNT biết mà truy cập. Qua đó, lấy ý kiến tham khảo của NNT xem họ cần gì? Cần ở những chuyên mục nào qua các câu hỏi như: Bạn biết gì về trang web ngành thuế? Theo bạn chuyên mục nào cung cấp thông tin hữu ích nhất cho việc kê khai và nộp thuế của bạn? Bạn có đề xuất gì về trang web của cơ quan thuế để hỗ trợ cho bạn được tốt hơn? v.v… để cơ quan thuế có kế hoạch nâng cấp bổ sung kịp thời các thông tin phục vụ cho NNT. Cơ quan thuế Việt nam phải xác định mục đích xây dựng trang web ngay từ đầu là phục vụ cho NNT, từ đó trong quá trình cung cấp thông tin chúng ta không được đi lệch hướng. Qua trang web cơ quan thuế có thể cung cấp các phần mềm kê khai thuế miễn phí hỗ trợ NNT thực hiện việc kê khai nộp thuế bằng mã vạch, kios thông tin thuế, thư điện tử …Điều này giúp cho NNT rất nhiều cho công việc kê khai và nộp thuế mà không cần sự hỗ trợ trực tiếp của cán bộ thuế. 

        - Trang web nên thiết kế theo đúng chuẩn quy định của Chính phủ, đảm bảo tính giáo dục về thuế, giúp NNT kê khai và nộp thuế một cách tự giác và đúng đắn thông qua việc sử dụng trang web. Đảm bảo người dùng có thể dễ dàng truy cập vào các thông tin cần thiết, đảm bảo tính tiện lợi và tính thân thiện dễ hiểu đối với tất cả mọi người trong cộng đồng kể cả trẻ em, người già và người tàn tật. Cùng với việc dùng những cách diễn đạt dễ hiểu giúp ai cũng có thể dễ dàng sử dụng, trang web cần phải có chức năng tìm kiếm chỉ dẫn, chức năng tăng cở chữ và phát ra giọng nói. Về lâu, cơ quan thuế nên có suy nghĩ biến trang web thành một Chi cục thuế điện tử ảo trên mạng để có thể hỗ trợ NNT mọi lúc mọi nơi, chỉ có chức năng thanh tra kiểm tra và truy thu về thuế là Chi cục ảo này chưa thể làm được. Ở Việt nam việc phổ cập internet rất nhanh, giá rẻ và được sự quan tâm chỉ đạo của Bộ, Tổng cục thuế thì ta nên tập trung triển khai trang web là hiệu quả nhất. Nếu chúng ta đáp ứng được các yêu cầu trên thì sẽ nâng cao được mức độ hài lòng của NNT và nâng cao được hiệu suất sử dụng trang web giảm áp lực cho cơ quan thuế. Cần phải có một phần mềm miễn phí hoặc phần mềm thương mại để kiểm tra, chuẩn đoán tính thân thiện, tính tiện lợi của trang web ngành thuế, từ đó cải tiến trang web dựa trên kết quả đánh giá của phần mềm. 

        - Như chúng ta đã biết, việc thu hồi thông tin đã đăng trên trang web là rất khó so với văn bản giấy vì nó lan truyền rất nhanh, do đó phải hết sức thận trọng trong việc xuất bản tin tức trên trang web. Quan điểm của Tổng cục thuế Nhật bản là nên hạn chế việc đưa thông tin cá nhân của cán bộ, công chức thuế lên trang web. Vì lý do riêng tư cá nhân mà cũng vì lý do bảo vệ cho cán bộ công chức trong khi thi hành nhiệm vụ. (Nếu đây không phải là quy định bắt buộc của Nhà nước đối với cán bộ công chức thì không nên đưa lên trang web). Ở Nhật bản rất nghiêm khắc trong việc dẫn tin hoặc trích đăng lại thông tin của trang khác. Nếu có sử dụng lại thì phải đặt đường link sang trang đó chứ tuyệt đối không được đăng lại. Không đăng ảnh của lãnh đạo và công chức lên trang web nếu có chỉ đăng tên và điện thoại, công chức làm việc cho nên không public thông tin riêng của công chức lên web, việc này có ưu điểm là thuận lợi cho NNT, nhược điểm là nguy hiểm cho cá nhân công chức. Ranh giới giữa thông tin cá nhân và yêu cầu bắt buộc đối với công chức thì rất khó phân biệt, việc công khai thông tin cá nhân của công chức đến đâu là do Nhà nước quy định. 

        - Cơ quan thuế cần phải cung cấp lên trang web tình trạng thuế của NNT là doanh nghiệp cũng như hộ cá thể giúp họ biết được tình hình kê khai và nộp thuế của mình để chủ động thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Nên có dịch vụ cung cấp thông tin, chính sách thuế của cơ quan thuế cho tổ chức cá nhân nộp thuế qua thư điện tử. 

        - Số lượng NNT ngày càng lớn, cho nên cơ quan thuế không thể hỗ trợ trả lời cho từng NNT trong điều kiện nhân sự của cơ quan thuế không đủ, mà cơ quan thuế sẽ tổng hợp các ý kiến vướng mắc của NNT gửi qua trang web, sau đó tiến hành trả lời, trình phê duyệt xong sẽ xuất bản lên trang web để mọi người cùng tra cứu trên một chuyên mục cụ thể nào đó. 

        - Đối với bộ phận vận hành trang web như bộ phận tuyên truyền hỗ trợ, bộ phận biên tập thì cần phải được nâng cao về nghiệp vụ chuyên môn, biết phân loại thông tin, đưa thông tin vào các chuyên mục. Quản lý và phải biết thông tin nào là mới nhất. Các file đưa lên web phải được ghi chú dung lượng và ngày tháng năm đưa lên. 

         Trên đây là một số nội dung lớn được trao đổi, thảo luận và ghi nhận trong hội thảo. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, sự quan tâm đầu tư của Tổng cục thuế, sự giúp đở hỗ trợ của các chuyên gia Nhật bản, tôi tin tưởng hình thức tuyên truyền qua trang thông tin điện tử sẽ giữ vị trí quan trọng, là sự lựa chọn hàng đầu của NNT với các hình thức truyền tải phong phú, đa phương tiện (tin, bài, hình ảnh, âm thanh, video …) sẽ góp phần thực hiện tốt công tác tuyên truyền pháp luật thuế, hỗ trợ NNT tiết kiệm được thời gian công sức trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế.

Châu Giang lược ghi.